Hjemkjøring av kontorutstyr

De fleste bedrifter anbefaler sine ansatte hjemmekontor for tiden. For at hjemmekontoret skal være effektivt kan det være hensiktsmessig at den enkelte medarbeider får distribuert nødvendig utstyr fra kontoret.

Har du behov for transport av utstyr til medarbeidere med hjemmekontor?

De fleste bedrifter anbefaler sine ansatte hjemmekontor for tiden. For at hjemmekontoret skal være effektivt kan det være hensiktsmessig at den enkelte medarbeider får distribuert nødvendig utstyr fra kontoret.

 

I forbindelse med Covid-19 kan vi tilby våre kunder assistanse med å gjennomføre hjemkjøring av kontorutstyr fra arbeidsgiver til den enkelte ansatte.
Dette innebærer;

  • Merking av utstyr og kontormøbler
  • Nedkobling av utstyr
  • Transportsikring av utstyr og kontormøbler
  • Pakkemateriell
  •  Transport
  • Oppkobling av utstyr

Arbeidet vil bli utført av våre faste ansatte og utstyret vil bli transportert med våre miljøvennlige Euro6 laste- og varebiler.
Våre ansatte følger også smittevernregler og benytter munnbind der det ikke er mulig å holde god avstand.

Fleksibilitet i leieperioden

Næringslivet trenger i stadig økende grad fleksibilitet i sine leieavtaler. Betydningen av dette ser vi spesielt i disse tider, i forbindelse med Corona-situasjonen.

Rammebetingelsene generelt er i rask endring, og det kan få store konsekvenser av å sitte i feil arealer, enten de er for små, store eller feil på andre måter.

Det er mange former for fleksibilitet, både avtalemessig og teknisk.

Når det gjelder teknisk fleksibilitet, tenker vi i første rekke på at arealet enkelt lar seg tilpasse endrede behov. Skulle man ha behov for å eksempelvis utvide et arbeidsområde, ville det være en fordel om bygget allerede i utgangspunktet er forberedt for dette. Dette i form av for eksempel skjørt over himling der ny skillevegg skal opp, kjøleunit i himlingen, data/teleuttak, osv.

Det er stor fokus på arealeffektivitet for tiden, og mange organisasjoner kan ha stor nytte av å kunne fortette og/eller etablere underdekning av arbeidsposisjoner. Dette setter større krav til byggets tekniske anlegg som for eksempel ventilasjons- og kjølekapasitet.

I en periode med utbredt bruk av hjemmekontor, vil bedriftens ordinære kontorlokaler få andre og viktige oppgaver enn å huse et antall kontorarbeidsplasser. Lokalene vil bli viktige når det gjelder å være tilrettelagt for corona-vennlige møteplasser og samhandlingsarenaer. Lokalene må kunne inspirere til noe annet enn de rutinemessige arbeidsoppgavene som var utbredt i lokalene under mer normale tider. Nå er viktigheten av å kunne inspirere til kreativitet, utvikling, og annet strategiarbeid.

Lokalene skal i stadig større grad, underbygge bedriftens kultur og signalisere hvordan bedriften ønsker å fremstå.

Avtalemessig fleksibilitet har flere nivåer. Realia har i mange år hatt fokus på å forhandle inn kortere minimum bindingstid for leietaker.

Det vil kunne gi økt fleksibilitet å leie seg inn hos en gårdeier med flere enn det ene bygget. Ofte er det slik, at de større gårdeiere vil kunne være løsningsorientert når det gjelder flytting i leieperioden til andre eide bygg, om dette skulle gi en bedre og riktigere løsning for leietaker.

Det vil også kunne gi økt fleksibilitet å leie arealer i et bygg som huser flere leietakere, da det vil være en viss dynamikk her. Om en nabo skulle flyttet ut, vil det gi muligheter for å leie mer plass, om det skulle være behovet. Skulle man trenge noe mindre plass, vil dette gi naboen muligheter.

Sist, men ikke minst, vil opsjoner for vekst eller reduksjon i leieperioden kunne vise seg veldig verdifullt for leietaker. Det er veldig mange eksempler på dette, og temaet blir stadig mer aktuelt. Med jevne mellomrom, har ulike bransjer mer utfordrende tider enn ellers. I disse perioder vil utleiere som har evne og vilje til å tilby fleksibilitet være «vinnere». De samme bedriftene vil i neste periode, kanskje kunne trenge mer plass igjen.

Det har de seneste år vært etablert en lang rekke profesjonelle «kontorfellesskap» hvor bedrifter enkelt kan etablere sin virksomhet, og på en enkel måte «komme opp å stå».  Dette vil ofte være en god løsning for bedrifter i utpreget oppstartsfase. Her oppnår bedriften høy grad av fleksibilitet, men selvfølgelig til en høyere bo-kostnad pr. arbeidsplass enn ved mer ordinære leiekontrakter.

Slike løsninger vil også kunne føre til at det blir vanskeligere å utvikle bedriftens kultur og profil.

En modell, hvor leietaker leie et «grunnareal», og jevnlig får mulig til å redusere, eller utøke sitt leieareal, vil kunne gi leietaker denne fleksibiliteten.

En utleier som gir leietaker disse mulighetene, vil opparbeide seg et nært og godt forhold til leietaker over tid, og mer stor sannsynlighet høste gevinst av dette.

For leietaker, vil fordelene være åpenbare.

 

5 tips til å jobbe effektivt på hjemmekontoret

Den utvidete bruken av hjemmekontor grunnet Corona-pandemien kommer til å skape varige endringer i hvordan vi jobber også etter at pandemien er over. En utstrakt bruk av hjemmekontor og mobile arbeidsløsninger kommer til å bli en del av den nye normalen.

For mange er dette en uvant måte å jobbe på, derfor har vi samlet 5 tips til hvordan man jobber effektivt på hjemmekontoret:

  1. Sett et klart skille mellom privat og jobb

Definer arbeidsdagen din med de andre i husstanden. Sett opp en godt organisert felles kalender slik at alle tar del i å skape et godt arbeidsmiljø i hjemmet og vet når man er tilgjengelig og ikke. Når arbeidsdagen er over er det viktig at du skrur av PCen og rydder bort arbeidsplassen slik at det private kan komme i fokus. Et klart skille når arbeidsdagen er over er viktig for å skape ro og et langvarig godt arbeidsklima i hjemmet.

  1. Arbeid med mål

Klare mål for dagen hjelper deg med å fokusere på de viktige oppgavene, og en ukesplan hjelper det med å definere hvilke oppgaver som må gjøres først, hva som er viktig og hva som kan utsettes til slutten av uken. Det er en god følelse om man har utført alle viktige oppgaver til fredag og kan bruke fredagen på ad hoc oppgaver og oppgaver som ikke er like viktige.

  1. Utnytt de ulike fasene av dagen produktivt

Forskning viser at mange jobber mer effektivt på hjemmekontor. Samtidig opplever de fleste at de ikke er like produktive gjennom hele dagen. Ofte har man perioder som f.eks. rett etter lunsj der produktiviteten daler. Dersom arbeidet ditt tillater det, er perioder med lavere produktivitet gode tidspunkter for å ta en pause fra arbeidet og heller gjøre noe annet. Sett på den vaskemaskinen, gå på apoteket, ta deg en rask løpetur eller gjør noe annet som ikke krever full konsentrasjon. Da kan du utnytte de ulike fasene av dagen så effektivt som mulig.

  1. Skap en god arbeidsplass hjemme

For å skape et godt arbeidsmiljø hjemme er det viktig at du setter opp en god arbeidsplass som er ergonomisk, har god belysning, god nok plass og riktig utstyr. Å jobbe ved spisebordet er verken godt for kroppen eller hodet over tid. Det finnes mange smarte løsninger for hvordan man kan få innredet en god arbeidsplass også dersom man ikke har et eget arbeidsrom. Ta en prat med våre rådgivere så utarbeider vi et passende konsept for deg og dine ansatte.

  1. Hold deg i bevegelse

Når man jobber hjemmefra, slipper man den daglige pendlingen. Siden man også ikke trenger å bevege seg mellom møterom, arbeidsplassen, kantinen, etc. er man generelt sett mindre i bevegelse. Planlegg derfor små pauser der du går en liten tur, gjør et par øvelser hjemme eller beveger deg på andre måter. Stillesitting er en stor samfunnsutfordring og kroppen er avhengig av regelmessig bevegelse. Det er også bevist at bevegelse (og frisk luft) har en positiv effekt på konsentrasjonen.

 

Ta kontakt med våre rådgivere dersom du eller din bedrift har behov for bistand med løsninger og konsepter for arbeid hjemmefra.

Fremtidens arbeidsplasser

Dersom man ønsker å skape et funksjonelt arbeidsplasskonsept med bærekraftige løsninger som skaper en merverdi for organisasjonen må de ansatte inkluderes i utarbeidelsesprosessen. Data om hvordan arbeidsplassen brukes er viktig for å skaffe seg et overordnet bilde av hvordan organisasjonen jobber og kommuniserer (les mer om hvordan FMG bruker sensorteknologi for å effektivt måle utnyttelsen av en arbeidsplass her), men det er tilbakemeldingene fra medarbeiderne som er avgjørende for å skaffe den nødvendige forståelsen av hvordan arbeidsplassen faktisk brukes.

Kvantitativ datainnhenting:

Gjennom en enkel spørreundersøkelse om den ansattes måte å jobbe på, behov og ønsker får man utarbeidet en kvantitativ analyse av organisasjonen. Denne skaper et godt grunnlag for å kunne velge ut hvilke typer arbeidsformer det bør legges til rette for, hva de ansatte har behov for og hva som er mindre viktig.

Denne formen for datainnhenting bør kombineres med en sensoranalyse og en kvantitativ analyse, da dette er med på å verifisere dataene. Mer enn 60 % deltagelse vil gi signifikante data, men kan ofte være subjektive og preget av en underliggende agenda.

Kvalitativ datainnhenting:

Sensoranalysen og den kvantitative datainnhentingen skaffer prosjektgruppen den nødvendige oversikten over hva som er viktig, men dette må understøttes av kvalitative data som tester de ulike tilbakemeldingene og skaffer mer dyptliggende data om hvordan de ulike punktene faktisk bør omsettes for å skape den forventede verdien.

Her anbefaler vi mindre arbeidsgrupper med ulike type ansatte. Arbeidsgrupper bestående utelukkende av ledere vil sannsynligvis vise et annet bilde enn arbeidsgrupper bestående utelukkende av andre ansatte. Det er viktig å belyse alle sider, og ikke kun belage seg på informasjon fra den ene gruppen.

Fagekspertise:

Det er mange trender og konsepter som nevnes når man diskuterer utarbeidelsen av fremtidens arbeidsplass. Det kan ikke forventes at alle trender fungerer eller passer for alle organisasjoner. Derfor er det viktig å hente inn fagekspertise som basert på resultatene fra analysene nevnt over kan utarbeide gode konsepter og løsninger som både er tilpasset dagens arbeidsmarked, fremtidens krav, samt organisasjonens identitet, kultur og kompetanse.

Ta kontakt dersom din organisasjon trenger å utarbeide nye løsninger for deres arbeidsplass, våre erfarne konsulenter bistår deg.

Utnyttelse av sensorteknologi for å skape gode arbeidsplasser

Mange firmaer stiller seg spørsmålet om hvordan de skal strukturere sine arbeidsplasser i fremtiden. Er det behov for at enkelte ansattgrupper beholder faste arbeidsplasser, er det hensiktsmessig med et fleksibelt arbeidsplasskonsept og arbeide mer aktivitetsbasert, hvilke arbeidsområder trenger vi egentlig, hvordan ønsker vi å inkorporere mobilt arbeid etter pandemien?

Dette er viktige spørsmål som har direkte innvirkning på organisasjonens produktivitet og medarbeidernes tilfredshet. For å kunne ta de riktige avgjørelsene trengs representative og relevante data som beslutningsgrunnlag. Sensorer er en effektiv måte å måle utnyttelsesgraden av de ulike arbeidsområdene på. Små, trådløse og batteridrevne sensorer strategisk plassert på arbeidsplasser, i møterom og kooperasjonsområder gir korrekte data som er enkle å analysere og som gir representative data da de gjennomfører kontinuerlige istedenfor punktvise målinger. Slik kan det tas høyde for sesongforskjeller. Dette gjør måling med sensorer til en bedre løsning enn f.eks. manuell telling.

Som en av få leverandører i Skandinavia tilbyr vi en «all inclusive» løsning for sensorsmålinger av arbeidsplasser. Ta kontakt for mer informasjon.

Les også om hvorfor innsikt og forståelse av organisasjonen og de ansatte er uvurderlig i tillegg til representative data når arbeidsplassen skal utformes her

Case Study:

I sammenheng med et endringsprosjekt har First Mover Group utført en sensoranalyse av et av kontorene til en av verdens største kosmetikkfirmaer. Kontoret på ca. 15.000 kvm, ca. 1000 arbeidsplasser i åpent landskap og en god blanding av fellesområder, møterom og telefonrom ble analysert over 3 måneder ved å plassere ut ca. 1300 sensorer. Målet var å analysere utnyttelsesgraden av de ulike arbeidsplassene og områdene for å skaffe et korrekt bilde av hvordan kontoret faktisk brukes.

Grunnet dataenes detaljnivå og relevans var det mulig å identifisere konkrete bruksmønster og behov som var direkte utslagsgivende for hvilke endringer som måtte utføres. Det ble identifisert signifikant forskjellige behov mellom ulike team, noe som førte til at ulike deler av bygningen fikk ulikt type arbeidsområder.

Grunnet detaljerte data kunne man utarbeide løsninger som var skreddersydd de ulike teamene og som samtidig inngikk i et helhetlig konsept. Slik ble bærekraftige og funksjonelle områder som ga de ansatte en merverdi utarbeidet. Analysen førte også til en plasseffektivitetsøkning på 10 % uten å skape knapphet av arbeidsplasser.

Hjemmekontor

I disse tider er mange medarbeidere henvist til å benytte sin egen bolig som kontor.

Dette fører til en rekke utfordringer som det er viktig å være klar over.

Vi kjenner alle på det vanskelige med å være avskåret fra sosial omgang med venner og familie i tider som dette. Når vi i tillegg, er avskåret fra å møte våre kolleger, blir følelsen av hvor uvandt situasjonen er for oss forsterket.

De fleste av oss mennesker opptrer med ulikt fokus om vi er i jobb eller er hjemme privat. Det å skulle snu rundt på disse «rollene» er for mange ikke helt enkelt. Det å være «påskrudd» rent jobbmessig i en arena hvor vi normalt er «private», med tøfler og joggebukse, er vanskelig.

I tillegg er det ikke alle som har fått etablert en god arbeidsplass hjemme. Noen har ikke fysiske muligheter til dette, mens andre tenker at det går seg nok til, å sitte i sofaen med pc ’n på fanget.

Det bør absolutt etableres en god kontorsone, med riktig pult og stol, pc med tastatur og god skjerm. Mange sliter også med et ustabilt bredbånd.

En annen effekt av å bruke hjemmet som kontor, er at pc ‘n er påskrudd hele døgnet, noe som fører til at man er på jobb «24/7». Dette kan selvfølgelig i mange tilfeller være positivt, en for mange kan dette føre til at samværet med dem innenfor hjemmet blir påvirket eller redusert. Mange har derfor funnet det riktig å innføre «kontortid» også på hjemmekontoret.

Noen har også rent personlig valgt å være strukturert når det gjelder bekledning. Av med joggebuksa, og på med buksen og skjorten som man vanligvis bruker på jobben.

Mye av møtene som normalt er av fysisk karakter, er erstattet med teams-møter. Fra et kommunikasjonsfaglig perspektiv, blir kvaliteten i disse møtene ikke så gode som fysiske møter. Man går glipp av de mer menneskelige sidene av å møtes.

Selvfølgelig viktig at teams-møtene organiseres godt rent teknisk, med godt bredbånd, lys- og lydforhold og gjerne med en enhetlig bakgrunn/profil.

I en periode med utbredt bruk av hjemmekontor, vil bedriftens ordinære kontorlokaler få andre og viktige oppgaver enn å huse et antall kontorarbeidsplasser. Lokalene vil bli viktige når det gjelder å være tilrettelagt for Corona-vennlige møteplasser og samhandlingsarenaer. Lokalene må kunne inspirere til noe annet enn de rutinemessige arbeidsoppgavene som var utbredt i lokalene under mer normale tider. Nå er det helt sentralt å kunne inspirere til kreativitet, utvikling, kultur og annet strategiarbeid. Lokalene skal i stadig større grad signalisere hvordan bedriften ønsker å fremstå utad.