Når bedriften skal flytte kan det være lurt å engasjere en erfaren prosjektleder.
Noen bedrifter velger en intern prosjektleder når bedriften skal flytte. Relokaliseringsprosjekter er et fag etter vår oppfatning, man bør derfor vurdere en ekstern prosjektleder til denne rollen. Et flytteprosjekt egner seg for outsourcing av prosjektlederrollen. Et tydelig og detaljert tidsperspektiv og faglige kompetanse som bedriften normalt ikke besitter internt er viktig i en slik krevende prosess.
Det å benytte en ekstern profesjonell prosjektleder er ikke nødvendigvis en kostnadsbelastning. Oppgavene i flytteprosjektet blir ofte ivaretatatt på en mer hensiktsmessig måte økonomisk og de fleste oppgaver vil kunne løses med et lavere tidsforbruk enn man kan med egne forholdsvis uerfarne interne prosjektledere.
Et konkret mandat og en hensiktsmessig prosjektorganisasjon (prosjektdirektiv)
Prosjektet bør ha en visjon og konkrete mål som prosjektgruppen kan arbeide systematisk for å nå. Det anbefales at man etablerer et prosjektdirektiv. Dette dokumentet skal sette klare mål for prosjektet og prosjektdeltakerne.
Målene brytes ned per delprosjekt og man beskriver ansvar og overordnede arbeidsoppgaver for hvert enkelt delprosjekt. I forbindelse med prosjektdirektivet etableres det en overordnet tidsplan med milepæler. Det etableres en prosjektorganisasjon med definert ressursbruk per prosjektdeltaker.
I tillegg etableres overordnede økonomiske rammer for prosjektet og man blir enige om hvordan fremdrift og økonomi rapporteres til prosjekteier. Prosjektdirektivet etableres ved at man samler et antall relevante ledere for en workshop som fasiliteres av oss hvor vi etablerer et utkast til prosjektdirektiv som presenteres for virksomheten før endelig utgave ferdigstilles for beslutning av prosjekteier.
Økonomisk forutsigbarhet
Økonomisk forutsigbarhet er viktig for de fleste virksomheter. Et konkret og detaljer budsjett vil kunne fungere som støtte for ulike beslutningsprosesser. Budsjettet er et viktig styringsdokument og sørger for kontroll over alle kostnader i prosjektet.
Det kan dreie seg om konsulentarbeider (prosjektledelse, rådgivningstjenester som interiørarkitekt og byggteknisk bistand), investeringer i lokalene, nye møbler, nytt AV utstyr etc. I tillegg kommer kostnader ifbm selve flyttingen og tilbakelevering av dagens lokaler til nåværende gårdeier.
Vårt budsjett bygges opp fra bunnen med enhetspriser og antall i alle kategorier. Vi har kunnskap om markedspriser og kvaliteter som gjør at vi kan etablere et budsjett i samarbeid med oppdragsgiver som treffer med +/- 10%. Vår teori er at treffsikkerheten i et budsjett er avhengig av detaljeringsgraden. Vår budsjettkompetanse baserer seg på over 25 års erfaring med relokaliseringsprosjekter.
Prosjektledelse
Prosjektlederens ansvar er å lede flytteprosjektet administrativt og operativt. Dette er en svært viktig oppgave og det er en fordel om man har erfaring fra tilsvarende prosjekter. Det dreier seg om å ha fokus på rammene og målene i prosjektdirektivet, og sørge for strukturerte prosesser i alle delprosjekter. Det er viktig å utarbeide en detaljert fremdriftsplan.
Videre må man kunne lede og motivere i de ulike prosjektmøtene samt sørge for god oppfølging av budsjettet og prosjektmedarbeiderne i prosjektet. Ofte er det behov for mange anskaffelser i slik prosjekter og man bør ha god oversikt over ulike leverandører og sørge for hensiktsmessige anskaffelsesprosesser. I tillegg må man ha et bevisst forhold til risiko samt sørge for god rapportering til styringsgruppen.
FMG har lang erfaring med ovennevnte oppgaver og vi sørge for at prosjektet skrider frem i henhold til oppsatte planer og budsjetter med hensiktsmessig involvering og med god informasjon til alle involverte. Prosjektleder vil ha det overordnede ansvaret for at prosjektet følger prosjektmetodikken, fordele ansvar og motivere involverte for de ulike arbeidsoppgavene.
Rapporteringssystemer og samarbeidsverktøy har vi god erfaring med. Vi vil raskt være i stand til å sette oss inn i prosjektets eksisterende systemer og rutiner. Våre prosjektledere er strukturerte, effektive og meget erfarne med dokumentasjonskrav og dokumenthåndteringssystemer. Prosjektlederne vil sørge for nødvendig rapportering til prosjekteier/ledergruppe/styringsgruppe og bidra til utarbeidelse av innlegg til allmøter, Q&A, referansegrupper, etc. Det være seg digitalt eller i fysiske møter.
Med FMG som samarbeidspartner får man “best practice” når det kommer til prosjektledelse av relokaliseringsprosjekter, økonomisk forutsigbarhet, besparelser som følge av god rådgivning, effektiv tidsbruk, skreddersydde maler, innkjøpskompetanse og markedskunnskap, samarbeidspartnere og et bredt nettverk av leverandører.
Våre prosjektledere er dedikerte og entusiastiske medarbeidere som brenner for faget og gir våre kunder tid til å fokusere på kjernevirksomhet slik at ansatte i minst mulig grad blir forstyrret i sitt daglige arbeid grunnet flyttingen.
