Relokalisering – Hva er ambisjonsnivået?

Det kan være mange grunner til at en bedrift ønsker å relokalisere virksomheten sin: Skalere opp, skalere ned, en mer sentral beliggenhet, kostnadsspørsmål og så videre. For noen bedrifter handler flytteprosessen kun om å flytte bedriftens virksomhet til en ny lokasjon, mens andre bedrifter bruker flytteprosessen bevisst som et strategisk virkemiddel for å nå sine forretnings- eller samfunnsmål.

Pandemien har ført med seg store endringer i fleksibilitet, profesjonelt samarbeid og kommunikasjonsformer som igjen stiller spørsmålstegn ved rutiner, prosesser og arbeidsplasskonsepter. Svarene på disse spørsmålene er det mange aktører som forsøker å si noe fornuftig om, men de bedriftene som virkelig bruker flytteprosessen til å bli enda bedre på det de driver med beveger seg som regel enda et steg «opp i trappa» og ser på flytteprosessen som et virkemiddel for å videreutvikle organisasjonen.

I Sintef-rapporten Fremtidens Kontorbygg fra 2007 skriver Siri Blakstad og Morten Hatling at enhver flytteprosess bør starte med det enkle og avklarende spørsmålet: «Hvis nye eller endrede lokaler er svaret, hva er da spørsmålet?». Selv om det har skjedd vesentlige endringer i arbeidslivet på 14 år så synes dette fortsatt å være et godt sted å begynne i dag også.

Det finnes flere definisjoner, men forenklet så handler organisasjonsutvikling om organisasjonens evne til å drive og håndtere endringer både internt og utenfor organisasjonen. Sintef fremhever en relokaliseringsprosess som et av de sterkeste virkemidlene for å påvirke organisasjonsutvikling, men uten grundig analyse og planlegging i forkant av flytteprosessen kan man fort gå glipp av denne muligheten.

Fokuset i en flytteprosess har dessverre lett for å handle om de «mindre viktige» faktorene, eksempelvis kvadratmetere, møblement, gulv versus tepper og designet på taklampene. Det er en utfordring å holde fokus på sammenhengen mellom flytteprosessen og det som faktisk er med å på dra virksomheten fremover. Med andre ord det som er med på å videreutvikle organisasjonen.

Vedtatt konsensus er en hybrid arbeidsmodell. Da står man plutselig ovenfor muligheter og utfordringer hvor det finnes mange konsepter og idéer, men få meter med opptråkkede stier. Det vil finnes mange gode og mindre gode eksempler blant de mange veien til Rom, men det beste stedet å starte er som regel i speilet og stille seg selv de rette spørsmålene. Så, hva er ambisjonsnivået med deres flytteprosess?

5 tips til å jobbe effektivt på hjemmekontoret

Den utvidete bruken av hjemmekontor grunnet Corona-pandemien kommer til å skape varige endringer i hvordan vi jobber også etter at pandemien er over. En utstrakt bruk av hjemmekontor og mobile arbeidsløsninger kommer til å bli en del av den nye normalen.

For mange er dette en uvant måte å jobbe på, derfor har vi samlet 5 tips til hvordan man jobber effektivt på hjemmekontoret:

  1. Sett et klart skille mellom privat og jobb

Definer arbeidsdagen din med de andre i husstanden. Sett opp en godt organisert felles kalender slik at alle tar del i å skape et godt arbeidsmiljø i hjemmet og vet når man er tilgjengelig og ikke. Når arbeidsdagen er over er det viktig at du skrur av PCen og rydder bort arbeidsplassen slik at det private kan komme i fokus. Et klart skille når arbeidsdagen er over er viktig for å skape ro og et langvarig godt arbeidsklima i hjemmet.

  1. Arbeid med mål

Klare mål for dagen hjelper deg med å fokusere på de viktige oppgavene, og en ukesplan hjelper det med å definere hvilke oppgaver som må gjøres først, hva som er viktig og hva som kan utsettes til slutten av uken. Det er en god følelse om man har utført alle viktige oppgaver til fredag og kan bruke fredagen på ad hoc oppgaver og oppgaver som ikke er like viktige.

  1. Utnytt de ulike fasene av dagen produktivt

Forskning viser at mange jobber mer effektivt på hjemmekontor. Samtidig opplever de fleste at de ikke er like produktive gjennom hele dagen. Ofte har man perioder som f.eks. rett etter lunsj der produktiviteten daler. Dersom arbeidet ditt tillater det, er perioder med lavere produktivitet gode tidspunkter for å ta en pause fra arbeidet og heller gjøre noe annet. Sett på den vaskemaskinen, gå på apoteket, ta deg en rask løpetur eller gjør noe annet som ikke krever full konsentrasjon. Da kan du utnytte de ulike fasene av dagen så effektivt som mulig.

  1. Skap en god arbeidsplass hjemme

For å skape et godt arbeidsmiljø hjemme er det viktig at du setter opp en god arbeidsplass som er ergonomisk, har god belysning, god nok plass og riktig utstyr. Å jobbe ved spisebordet er verken godt for kroppen eller hodet over tid. Det finnes mange smarte løsninger for hvordan man kan få innredet en god arbeidsplass også dersom man ikke har et eget arbeidsrom. Ta en prat med våre rådgivere så utarbeider vi et passende konsept for deg og dine ansatte.

  1. Hold deg i bevegelse

Når man jobber hjemmefra, slipper man den daglige pendlingen. Siden man også ikke trenger å bevege seg mellom møterom, arbeidsplassen, kantinen, etc. er man generelt sett mindre i bevegelse. Planlegg derfor små pauser der du går en liten tur, gjør et par øvelser hjemme eller beveger deg på andre måter. Stillesitting er en stor samfunnsutfordring og kroppen er avhengig av regelmessig bevegelse. Det er også bevist at bevegelse (og frisk luft) har en positiv effekt på konsentrasjonen.

 

Ta kontakt med våre rådgivere dersom du eller din bedrift har behov for bistand med løsninger og konsepter for arbeid hjemmefra.

Fremtidens arbeidsplasser

Dersom man ønsker å skape et funksjonelt arbeidsplasskonsept med bærekraftige løsninger som skaper en merverdi for organisasjonen må de ansatte inkluderes i utarbeidelsesprosessen. Data om hvordan arbeidsplassen brukes er viktig for å skaffe seg et overordnet bilde av hvordan organisasjonen jobber og kommuniserer (les mer om hvordan FMG bruker sensorteknologi for å effektivt måle utnyttelsen av en arbeidsplass her), men det er tilbakemeldingene fra medarbeiderne som er avgjørende for å skaffe den nødvendige forståelsen av hvordan arbeidsplassen faktisk brukes.

Kvantitativ datainnhenting:

Gjennom en enkel spørreundersøkelse om den ansattes måte å jobbe på, behov og ønsker får man utarbeidet en kvantitativ analyse av organisasjonen. Denne skaper et godt grunnlag for å kunne velge ut hvilke typer arbeidsformer det bør legges til rette for, hva de ansatte har behov for og hva som er mindre viktig.

Denne formen for datainnhenting bør kombineres med en sensoranalyse og en kvantitativ analyse, da dette er med på å verifisere dataene. Mer enn 60 % deltagelse vil gi signifikante data, men kan ofte være subjektive og preget av en underliggende agenda.

Kvalitativ datainnhenting:

Sensoranalysen og den kvantitative datainnhentingen skaffer prosjektgruppen den nødvendige oversikten over hva som er viktig, men dette må understøttes av kvalitative data som tester de ulike tilbakemeldingene og skaffer mer dyptliggende data om hvordan de ulike punktene faktisk bør omsettes for å skape den forventede verdien.

Her anbefaler vi mindre arbeidsgrupper med ulike type ansatte. Arbeidsgrupper bestående utelukkende av ledere vil sannsynligvis vise et annet bilde enn arbeidsgrupper bestående utelukkende av andre ansatte. Det er viktig å belyse alle sider, og ikke kun belage seg på informasjon fra den ene gruppen.

Fagekspertise:

Det er mange trender og konsepter som nevnes når man diskuterer utarbeidelsen av fremtidens arbeidsplass. Det kan ikke forventes at alle trender fungerer eller passer for alle organisasjoner. Derfor er det viktig å hente inn fagekspertise som basert på resultatene fra analysene nevnt over kan utarbeide gode konsepter og løsninger som både er tilpasset dagens arbeidsmarked, fremtidens krav, samt organisasjonens identitet, kultur og kompetanse.

Ta kontakt dersom din organisasjon trenger å utarbeide nye løsninger for deres arbeidsplass, våre erfarne konsulenter bistår deg.