Leietakerrådgivning

Profesjonell rådgiver på leietakers side

Husleie er for de fleste virksomheter den største administrative kostnadsposten etter lønn. Ved inngåelse av leieavtaler møter man profesjonelle gårdeiere/meglere på den andre siden av forhandlingsbordet. Da kan det være nyttig å ha en erfaren rådgiver ved sin side som kjenner markedet og kan kvalitetssikre tekniske og kommersielle aspekter ved avtalen og ivareta din bedrifts interesser.

Enten du ønsker å reforhandle eksisterende leieavtale eller søke nye lokaler er det mye tid og penger å spare på å kjøre en god og strukturert prosess.

Leietakers rådgiver gjennom hele prosessen

Med et av Norges største og uavhengige rådgivningsmiljøer kan vi hjelpe din virksomhet gjennom hele prosessen; fra behovsanalyse, søk og leiekontraktsforhandling til prosjektledelse og rådgiving knyttet til tilpasning og utforming av de nye lokalene.

Uansett størrelse eller behov sørger vi for at våre oppdragsgivere får de mest optimale lokalene med hensyn til teknisk leveranse og arealforbruk og de beste kommersielle og juridiske vilkårene.

Prosjektledelse

Et flytteprosjekt krever en strukturert prosjektleder. Flere av våre prosjektledere er Prince2 sertifisert. Prosjektlederen tar ansvar for overordnet gjennomføring av flytteprosjektet administrativt og operativt. Herunder;

Etablering av målsettinger og mandat
Utarbeidelse av detaljert fremdriftsplan
Deltakelse i prosjektmøter
Utarbeider et detaljert budsjett for flytteprosjektet
Oppfølging av fremdriftsplan
Kvalitetssikring av fremdrift og beslutninger
Anskaffelser
Risikoanalyser

First Mover Group har lang erfaring fra ovennevnte oppgaver og vi sørge for at prosjektet skrider frem i henhold til oppsatte planer og budsjetter med hensiktsmessig involvering og med god informasjon til alle involverte.

Arbeidsplassanalyse

Hvordan skal bedriften jobbe i nye lokaler? Åpent landskap? Cellekontorer? Hva med hjemmekontor? Skal vi ha underdekning? Aktivitetsbasert arbeidsplass, hva er det? Spørsmålene er mange når en bedrift skal velge måten å jobbe på i fremtiden.

First Mover Group har en strukturert prosess for å navigere bedriften gjennom disse spørsmålene for å finne de perfekte lokalene og fremtidens måte å arbeide på. De ansattes ønsker og ledelsens føringer, samt beste-praksiser blir fulgt:

Kvantitativ datainnhenting: spørreundersøkelse til alle ansatte som kartlegger arbeidsformer og -mønster.
Sensoranalyse: sensorer benyttes for å avdekke eksakt hvordan lokaler benyttes, og gir datadrevet faktabasert beslutningsunderlag
Kvalitative data: arbeidsgrupper for å understøtte tilbakemeldinger, samt skaffe mer dyptliggende data om hvordan ulike punkter bør omsettes for å skape forventet verdi
Fagekspertise: utarbeiding av gode konsepter og løsninger som er tilpasset dagens arbeidsmarked, fremtidens krav, samt organisasjonens identitet, kultur og kompetanse

Leiekontraktsrådgivning og leiesøk

Vi har meget lang erfaring med å bistå leietakere med inngåelse av leiekontrakter. First Mover Group har erfaring fra dette fagområdet, og vi har en rekke næringsmeglere hos oss som utelukkende bistår leietakere i slike prosesser.

En bedrifts valg av lokaler stiller beslutningstaker ovenfor mange avgjørelser, som blant annet:

Hvilken beliggenhet er riktig for bedriften og de ansatte?
Hvordan skal vi være organisert, og hvordan påvirker dette arealbehovet?
Hvilke miljøkrav skal vi stille til utleier?
Hvilke tekniske krav kan leietaker forvente i et tidsmessig bygg med hensyn til blant annet ventilasjon/kjøling, elektro/data, materialvalg, fleksibilitet etc.?
Hva er riktig leienivå?
Hvordan skal en balansert leieavtale fremstå?

Ved inngåelse av leieavtaler, møter bedrifter profesjonelle utleiere/meglere på den andre siden av forhandlingsbordet. Vi er leietakerens rådgiver.

Vi sørger for at våre oppdragsgivere får en best mulig leieavtale med hensyn til teknisk leveranse, areal, fleksibilitet og ikke minst kommersielle og juridiske betingelser. Vi har inngående kompetanse om markedsleie i ulike områder, noe som sikrer gode økonomiske beslutninger.

Dette oppnås gjennom en strukturert prosess som bl.a. omfatter:

Behovsanalyser
Demografisk analyse
Utarbeidelse av kravspesifikasjon og romprogram
Kartlegging av alternativer i markedet
Befaringer
Innhenting av tilbud og tilbudsanalyser basert på avtalte evalueringskriterier
Sammenstilling av aktuelle alternativer
Forhandlingsbistand
Teknisk, kommersiell og juridisk kvalitetssikret leieavtale

Kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonen definerer kravene til de nye lokalenes standard og utforming.

Våre erfarne byggtekniske rådgivere utarbeider en detaljert og omfattende kravspesifikasjon med tilhørende rom og funksjonsprogram i tett dialog med den enkelte kunde. Kravspesifikasjonen blir skreddersydd for den enkelte kundes behov, og beskriver leveranseomfanget som er avtalt mellom gårdeier og leietaker.

Kravspesifikasjonen er et viktig dokument med flere funksjoner: Aktuelle gårdeiere avgir tilbud om leie av lokaler basert på leveranseomfanget beskrevet i kravspesifikasjonen. Kravspesifikasjonen sikrer dermed at leietaker kan evaluere de mottatte tilbudene på et sammenlignbart grunnlag.

Vårt team har bred kompetanse innen utvikling av skreddersydde kravspesifikasjoner som minimerer risikoen for tvister i etterkant av kontraktsinngåelse.

Interiørrådgivning

Våre dyktige prosjektleder/interiørrådgivere hjelper med å skape et spesialtilpasset uttrykk som speiler bedriftens identitet og profil. Vi ser kundens ønsker og behov og tilpasser oss deretter.

Mulighetsstudie
Arealdisponering
Interiørdesign
Planløsning og møbleringsplan
Tekniske tegninger og detaljeringer
Kravspesifikasjon
Anskaffelser og innkjøp

Vi kan bistå med alt fra det overordnede med tanke på fargevalg og materialiteter til arbeidsplasskonsept og anskaffelser samt evt. en miljørapport som dokumenterer oppdragsgivers valg med tanke på miljø og bærekraft.

Byggteknisk rådgivning

Våre prosjektledere har byggteknisk kompetanse som sikrer at du får gode avtaler, gjennomtenkte varige løsninger og leveranser som avtalt.

Vi tar ansvaret for leietakers oppfølging av byggeprosjektets beslutningsplan
Oppfølging av kravspesifikasjon
Ivaretar leietakers økonomiske interesser ved evt. endringer og tilleggsvalg
Representasjon i leietakermøter
Rådgivning i forbindelse med valg av løsninger
Overtakelsesbefaringer i nye lokaler
Ivaretar tilbakelevering av dagens lokaler

Ofte skal leietaker flytte inn i et bygg som er under oppføring eller man har skrevet en leieavtale der det skal skje store oppgraderinger av lokalene. Da er det svært viktig at man er erfaring og kompetanse til å ivareta grensesnittet opp mot ny gårdeier på en hensiktsmessig måte.

Innkjøpsrådgivning

De fleste relokaliseringsprosjekter medfører mange anskaffelser. Våre prosjektledere har erfaring fra å gjennomføre anskaffelser på vegne av og i samarbeid med våre oppdragsgivere.

Vi har fokus på;

Grundig avklaring av behov
Utarbeidelse av leverandørnøytrale kravspesifikasjoner
Identifisere aktuelle tilbydere
Innhente tilbud
Evaluere tilbud basert på detaljerte evalueringskriterier
Forhandle med tilbydere
Innstille på valg av leverandør
Utarbeide tildelingsdokumentasjon

Våre prosjektledere sørger for gode prosesser, hensiktsmessige valg og nøye oppfølging av alle anskaffelser frem til den er implementert i nye lokaler.